Giải pháp đẩy mạnh chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Thứ hai - 17/10/2022 11:27

Tác giả bài viết: Ths. Nguyễn Thị Xuân - Giảng viên khoa Nhà nước và pháp luật

Ngày 08/4/2020 Chính phủ ban hành Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, từ 01/7/2020 bắt đầu thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch công Quốc gia đồng loạt trên toàn quốc (thời điểm Nghị định 45/2020/NĐ-CP có hiệu lực).
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Quy trình thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: Người dân tới gặp cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cung cấp bản chính hợp lệ; cơ quan nhà nước kiểm tra và sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nhập lời chứng, ký số, đóng dấu theo thẩm quyền và sau đó trả kết quả bản sao điện tử cho người dân theo tài khoản của người dân trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (nếu đã đăng ký tài khoản) hoặc trả theo địa chỉ mail mà người dân cung cấp. Nếu người dân đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thể thực hiện đặt lịch hẹn trước ngày, giờ với cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao điện tử tránh thời gian chờ đợi lâu.
Bản sao chứng thực điện tử từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Khi nộp hồ sơ trực tiếp, mỗi bộ hồ sơ người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao từ bản chính (bản giấy) đã được chứng thực, nhưng đối với chứng thực bản sao điện tử chỉ thực hiện một lần và sử dụng nhiều lần cho các bộ hồ sơ khác nhau khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là giải pháp góp phần tiết kiệm rất nhiều về thời gian, công sức, chi phí chứng thực, đem lại sự thuận tiện, hài lòng của người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính; là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, đây là một trong những yếu tố góp phần quan trọng trong quá trình tiến tới xã hội số, chính quyền điện tử, chính quyền số của Việt Nam.
Chứng thực bản sao điện tử đã bắt đầu thực hiện từ ngày 01/7/2020 tuy nhiên áp dụng vào triển khai trong thực tiễn tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền vẫn còn chậm và số lượng hồ sơ phát sinh chưa nhiều. Đối với tỉnh Kon Tum, phải đến đầu năm 2022, 21 xã, phường của thành phố Kon Tum mới triển khai thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tuy nhiên nhu cầu của người dân chứng thực bản sao điện tử không nhiều, tính đến 31/8/2022 chỉ có 14/21 xã, phường tiếp nhận 46 hồ sơ chứng thực bản sao điện tử trong tổng số 21.054 hồ sơ chứng thực (chiếm tỷ lệ 0,22% tổng số hồ sơ chứng thực), trong 46 hồ sơ chứng thực điện tử có 08 hồ sơ đang chờ ký, 07 hồ sơ bị hủy, 03 hồ sơ từ chối và hoàn thành được 28 hồ sơ, còn lại 04 đơn vị đến 31/8/2022 chưa phát sinh hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (xã Kroong, xã Đăk Rơ Wa, phường Quyết Thắng, phường Lê Lợi, phường Trần Hưng Đạo).
Việc hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Ủy ban nhân dân các xã, phường của thành phố Kon Tum ít so với tổng số hồ sơ yêu cầu chứng thực của người dân, doanh nghiệp xuất phát từ một số nguyên nhân:
- Hiện nay các giao dịch người dân, doanh nghiệp hồ sơ vẫn chủ yếu được nộp trực tiếp vì vậy nhu cầu bản sao điện tử từ bản chính không nhiều, phần lớn người dân chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cũng như chưa thấy rõ lợi ích của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính để chủ động yêu cầu Ủy ban nhân dân các xã, phường thực hiện chứng thực bản sao điện tử.
- Theo Nghị định số: 61/2018/NĐ-CP, ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và Nghị định số: 107/2021/NĐ-CP, ngày 06/12/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, quy định trang thiết bị tại bộ phận Một cửa: Bố trí khu vực cung cấp thông tin, thủ tục hành chính; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với một hoặc một số lĩnh vực khác nhau, trong đó căn cứ vào quy mô, diện tích có thể tổ chức quầy hướng dẫn hoặc quầy dành riêng cho người cao tuổi, phụ nữ mang thai, người khuyết tật; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết, máy tính có kết nối mạng dành cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch, thực hiện dịch vụ công trực tuyến; lắp đặt camera theo dõi toàn bộ khu vực làm việc của Bộ phận Một cửa có kết nối với cơ quan nhà nước cấp trên và trong toàn hệ thống; bố trí khu vực đặt thiết bị: Máy lấy số xếp hàng tự động kết nối tới Hệ thống thông tin một cửa điện tử; các màn hình cảm ứng phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đánh giá mức độ hài lòng; thiết bị phụ vụ số hóa hồ sơ, tài liệu...Tuy nhiên, cơ sở vật chất để bộ phận Một cửa nói chung và chứng thực bản sao điện tử nói riêng của 21 xã, phường của thành phố Kon Tum còn có những hạn chế nhất định chưa đảm bảo theo quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP, tính đến thời điểm hiện nay trang thiết bị tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của tất xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum tổng có: 21 máy Scan, 89 máy vi tính, 64 máy in; chưa có máy đọc mã vạch, mỗi Ủy ban nhân dân xã, phường thành phố Kon Tum có 01 máy Scan được dùng chung cho cả bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, chưa có máy Scan dành riêng cho hoạt động chứng thực bản sao điện tử.
- Chưa đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến tới người dân về lợi ích mang lại của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, cũng như chưa đẩy mạnh tuyên truyền để người dân đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Công tác tập huấn cho đội ngũ công chức Tư pháp - hộ tịch của các xã, phường triển khai chậm, Nghị định 45/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2020 tuy nhiên đến tháng 8 năm 2022 công chức Tư pháp - hộ tịch của các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum mới được tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác chứng thực điện tử.
Để đẩy mạnh chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Ủy ban nhân dân các xã, phường thành phố Kon Tum; cần chú ý tập trung các giải pháp cơ bản sau:
Một là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến những thông tin, lợi ích của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tới toàn thể người dân, doanh nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức của thành phố. Đây là một thủ tục mang lại rất nhiều lợi ích cho người dân, doanh nghiệp và là thủ tục mới nhưng người dân và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố Kon Tum chưa sử dụng một cách phổ biến. Vì vậy, một trong những hoạt động cần thiết là đẩy mạnh công tác tuyên truyển, phổ biến đến toàn thể người dân, doanh nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức trước hết thực hiện tốt việc đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, những lợi ích mang lại từ việc thực hiện thủ tục này. Trong đó Sở Tư pháp, Phòng tư pháp thành phố, công chức Tư pháp - hộ tịch tại các xã, phường trên địa bàn thành phố là những chủ thể cơ bản, chủ đạo trong công tác tuyên truyền, phổ biến. Đồng thời các chi hội luật gia, tổ tuyên truyền phổ biến pháp luật của các cơ quan, đơn vị phát huy tốt vai trò của mình, tích cực phổ biến tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, đơn vị, chính đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức sẽ là những người tiên phong trong việc thực hiện đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, từ đó tác động tới người thân thực hiện theo.
Hai là, nâng cao trình độ cán bộ, công chức Tư pháp - hộ tịch tại các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum. Cán bộ, công chức phải được bồi dưỡng, tập huấn kịp thời, thường xuyên đối với nghiệp vụ và kỹ năng khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử, đồng thời bản thân mỗi cán bộ, công chức không ngừng tự học hỏi, nghiên cứu để nâng cao năng lực, trình độ của bản thân.
Ba là, đảm bảo phương tiện, trang thiết bị làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nói chung và hoạt động chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nói riêng. Trang bị đủ và hiện đại về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: phòng làm việc phải đảm bảo về diện tích theo quy định; dành đúng và đủ diện tích cho người dân ngồi chờ kết quả theo quy định, cần trang bị đủ và nâng cấp các các thiết bị như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy, máy fax....Đặc biệt trang bị máy Scan dành riêng cho bộ phận chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng như các trang thiết bị khác: máy đọc mã vạch, máy lấy số xếp hàng tự động kết nối tới Hệ thống thông tin một cửa điện tử; các màn hình cảm ứng phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đánh giá mức độ hài lòng....
Bốn là, số lượng hồ sơ nộp trực tuyến ở các cấp, các ngành, lĩnh vực chưa nhiều. Vì vậy, muốn để đẩy mạnh hoạt động chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nói chung, tại các xã, phường trên địa bàn thành phố Kon Tum nói riêng trở nên thông dụng, phổ biến; cần đẩy mạnh thực hiện giải quyết thủ tục hành chính công trực tuyến mức độ 3 và 4.
Để hoạt động chứng thực điện tử bản sao từ bản chính trở nên thông dụng, phổ biến đối với người dân như tiếp nhận hoạt động chứng thực truyền thống lâu nay, bên cạnh việc đảm bảo đồng bộ từ cơ sơ vật chất trang thiết bị phục vụ, đến đội ngũ cán bộ, công chức xã, phường, trong đó phải xác định mỗi cán bộ, công chức cấp xã trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính cho người dân là một tuyên truyền viên, người hướng dẫn tận tình, tích cực giúp người dân nắm vững nội dung, giá trị và lợi ích mà dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đem lại. Cán bộ, công chức thành phố nói chung và nhất là cán bộ, công chức cấp xã phải là những người đi đầu trong việc chủ động tìm hiểu, nắm bắt và sử dụng dịch vụ công trực tuyến nói chung và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nói riêng. Cũng như cần có sự đồng bộ trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử của các cấp, các ngành.

Ý kiến bạn đọc

Bạn cần đăng nhập với tư cách là Thành viên chính thức để có thể bình luận

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn